应用文写作相关法规

国家行政机关公文处理办法
（国务院2000年8月24日发布，国发[2000]23号）
（2001年1月1日起施行）

第一章  总则

     第一条  为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
     第二条  行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具 有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
     第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
     第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
     第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
     第六条  各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
     第七条  各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
     第八条  各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章  公文种类

第九条  行政机关的公文种类主要有：
     (一) 命令
     适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
     (二) 决定
     适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
     (三) 公告
    适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
     (四) 通告
     适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
     (五) 通知
     适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
     (六) 通报
     适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
     (七) 议案
     适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
     (八) 报告
     适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
     (九) 请示
     适用于向上级机关请求指示、批准。
     (十) 批复
     适用于答复下级机关的请示事项。
     (十一) 意见
     适用于对重要问题提出见解和处理办法。
     (十二) 函
     适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
     (十三) 会议纪要
     适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第十条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
     (一) 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
     (二) 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
     (三) 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
     (四) 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
     (五) 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
     (六) 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
     (七) 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
     (八) 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
     (九) 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
     (十) 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
     (十一) 公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
     (十二) 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
     (十三) 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
     (十四) 文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
     第十一条  公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
     第十二条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条  行文应当确有必要，注重效用。
     第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
     第十五条  政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
     第十六条  同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
     第十七条  属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
     第十八条  属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
     第十九条  部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
     第二十条  向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
     第二十一条   “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
     “报告”不得夹带请示事项。
     第二十二条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
     第二十三条  受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章  发文办理

      第二十四条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
     第二十五条  草拟公文应当做到：
     (一) 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
     (二) 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
     (三) 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
     (四) 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
     (五) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
     (六) 结构层次序数，第一层为：“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为：“(1)”。
     (七) 应当使用国家法定计量单位。
     (八) 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
     (九) 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
     第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
     第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
     第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
     第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
     经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章  收文办理

 第三十条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
     第三十一条  收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
     第三十二条  经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
     第三十三条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
     第三十四条  收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
     第三十五条  公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
     第三十六条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
     第三十七条  送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章  公文归档

 第三十八条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
     第三十九条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
     第四十条  联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
     第四十一条  本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
     第四十二条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
     第四十三条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章  公文管理

      第四十四条  公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
     第四十五条  文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
     第四十六条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
     第四十七条  公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
     第四十八条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
     第四十九条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
     第五十条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁。
     第五十一条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
     第五十二条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
     工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
     第五十三条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章  附则

 第五十四条  行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
     第五十五条  公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
     第五十六条  各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
     第五十七条  本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。

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国务院办公厅
关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的
几个具体问题的处理意见
国办函 〔2001〕1号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
     为确保国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕 23号）的贯彻施行，现就涉及的几个具体问题提出如下处理意见：
     一、关于“意见”文种的使用。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
     二、关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一，与其他主 要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
     三、关于“命令”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时如何区分的问题。各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。
     四、关于部门及其内设机构行文问题。政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况确需下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明“经政府同意”。
     部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
     “函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。
     五、关于联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号。行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。
     六、关于联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。
     七、关于联合行文的用印。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。
     八、关于保密期限的标注问题。涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按照《国家秘密保密期限的规定》 （国家保密局1990年第2号令）第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定”。
     九、关于“附注”的位置。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。
     十、关于“主要负责人”的含义。“主要负责人”指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。
     十一、关于公文用纸采用国际标准A4型问题。各省（区、市）人民政府和国务院各部门已作好准备的，公文用纸可于2001年1月1日起采用国际标准A4型；尚未作好准备的，要积极创造条件尽快采用国际标准A4型。省级以下人民政府及其所属机关和国务院各部门所属单位何时采用国际标准A4型，由各省（区、市）人民政府和国务院各部门自行确定。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　国务院办公厅

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○一年一月一日

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国家行政机关公文格式
(GB/T 9704—1999)

1 范围
     本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
     本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
     使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
     2 引用标准
     下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
     GB/T 148—1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
     3  定义
     本标准采用下列定义。
     3.1 字  Word
     标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
     3.2 行  line
     标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
     4  公文用纸主要技术指标
     公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5~9.5。
     5  公文用纸幅面及版面尺寸
     5.1公文用纸幅面尺寸
     公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸允许偏差见GB/T148。
    5.2公文页边与版心尺寸
     公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
     公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
     版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
     6 文中图文的颜色
     未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
     7 排版规格与印刷装订要求
     7.1排版规格
     正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。
     7.2制版要求
     版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
     7.3印制要求
     双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。
     7.4装订要求
     公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90o，无毛茬或缺损。
     8 公文中各要素标识规则
     本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
     8.1.1公文份数序号
     公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
     8.1.2秘密等级和保密期限
     如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。
     8.1.3紧急程度
     如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
     8.1.4发文机关标识
     由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
     发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
     联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。
     8.1.5发文字号
     发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
     发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
     8.1.6签发人
     上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
     如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。
     8.2主体
     8.2.1公文标题
     红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
     8.2.2主送机关
     标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
     8.2.3公文正文
     主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
     8.2.4附件
     公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
     8.2.5成文时间
     用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间的标识位置见8.2.6。
     8.2.6公文生效标识
     8.2.6.1单一发文印章
     单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
     当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
     当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
     8.2.6.2联合行文印章
     当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
     当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
     8.2.6.3特殊情况说明
     当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
     8.2.7附注
     公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
     8.3版记
     8.3.1主题词
     “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。
     8.3.2抄送
     公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
     8.3.3印发机关和印发时间
     位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
     8.3.4版记中的反线
     版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
     8.3.5版记的位置
     版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
     9 页码
     用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
    10.公文中的表格
     公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。
     公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
     11 公文的特定格式
     11.1信函式格式
     发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
     11.2命令格式
     命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他从本标准相关要素说明。
     11.3会议纪要格式
     会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。
     12 式样
     （本标准中的示图均省略）

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出版物上数字用法的规定
(国家技术监督局1995年12月13日颁布，1996年6月1日起实施)

1 范围
     本标准规定了出版物在涉及数字（表示时间、长度、质量、面积、容积等量值和数字代码）时使用汉字和阿拉伯数字的体例。
     本标准适用手各级新闻报刊、普及性读物和专业性社会人文科学出版物。
     自然科学和工程技术出版物亦应使用本标准，并可制定专业性细则。
     本标准不适用于文学书刊和重排古籍。
2 引用标准
     下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
     GB／T 7408－94 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
     GB 3100－93 国际单位制及其应用
     GB 3101－93 有关量、单位和符号的一般原则
     GB 7713－87 科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式
     GB 8170－87 数值修约规则
3 定义
     本标准采用下列定义。
     物理量 physical quantity
     用于定量地描述物理现象的量，即科学技术领域里使用的表示长度、质量、时间、电流、热力学温度、物质的量和发光强度的量。使用的单位应是法定计量单位。
     非物理量 non-physical quantity
     日常生活中使用的量，使用的是一般量词。如30万、45天、67根等。
4 一般原则
     4.1 使用阿拉伯数字或汉字数字，有的情形选择是唯一而确定的。
     4.1.1 统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。
     4.1.2 定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。
     示例：一律 一方面 十滴水 二倍体 三叶虫 星期五 四氧化三铁 一○五九（农药内吸磷） 八国联军 二○九师 二万五千里长征 四书五经 五四运动 九三学社 十月十七日同盟 路易十六 十月革命 “八五”计划 五省一市 五局三胜制 二八年华 二十挂零 零点方案 零岁教育 白发三千丈 七上八下 不管三七二十一 相差十万八千里 第一书记 第二轻工业局 一机部三所 第三季度 第四方面军 十三届四中全会
     4.2 使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字，目前体例尚不统一。对这种情形，要求凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，或者为避免歧解，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。
5 时间（世纪、年代、年、月、日、时刻）
     5.1 要求使用阿位伯数字的情况
     5.1.1 公历世纪、年代、年、月、日
     示例：公元前8世纪 20世纪80年代 公元前440年 公元7年 1994年10月1日
     5.1.1.1 年份一般不用简写。如：1990年不应简作“九○年”或“90年”。
     5.1.1.2 引文著录、行文注释、表格、索引、年表等，年月日的标记可按GB/T7408-94
     5.2.1.1中的扩展格式。如1994年9月30日和1994年10月1日可分别写作19940-09-03和1994-10-01，仍读作1994年9月30日、1994年10月1日。年月日之间使用半字线“-”。当月和日是个位数时，在十位上加“0”。
     5.1.2 时、分、秒
     示例：4时 15时40分（下午3点40分） 14时12分36秒
     注：必要时，可按GB／T7408－94的5.3.1中的扩展格式。该格式用用每日24小时计时制，时、分、秒的分隔符为冒号“：”。
     示例：04:00（4时） 15:40（15时40分） 14:12:36（14时12分36秒）
     5.2 要求使用汉字的情况
     5.2.1 中国干支纪年和夏历月日
     示例：丙寅年十月十五日 腊月二十三 正月初五 八月十五中秋节
     5.2.2 中国清代和清代以前的历史纪年、各民族的非公历纪年
     这类纪年不应与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。
     示例：秦文公四十四年（公元前722年） 太平天国庚申十年九月二十四日（清咸丰十年九月二十日，公元1860年11月2日） 藏历阳木龙年八月二十六日（1964年10月1日） 日本庆应三年（1867年）
     5.2.3 含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组
     如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“．”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。
     示例1：“一·二八”事变（1月28日） “一二·九”运动（12月9日） “一·一七”批示（1月17日） “ 一一·一○”案件（11月10日）
     示例2：五四运动 五卅运动 七七事变 五一国际劳动节 “五二○”声明 “九一三”事件
6 物理量
     物理量量值必须用阿位伯数字，并正确使用法定计量单位。小学和初中教科书、非专业科技书刊的计量单位可使用中文符号。
     示例：8 736.80km（8736.80千米） 600g(600克) 100kg～150kg(100千克～150千克) 12.5m2(12.5平方米) 外形尺寸是400mm×200mm×300mm(400毫米×200毫米×300毫米) 34℃～39℃（34摄氏度～39摄氏度） 0.59A(0.59安[培])

7 非物理量
     7.1 一般情况下应使用阿拉伯数字
     示例：21.35元 45.6万元 270美元 290亿英磅 48岁 11个月 1 480人 500幅 50名
     7.2 整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。
     示例1：一个人 三本书 四种产品 六条意见 读了十遍 五个百分点
     示例2：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1561人。
8 多位整数与小数
     8.1 阿拉伯数字书写的多位整数和小数的分节
     8.1.1 专业性科技出版物的分节法：从小数点起，向左和向右每三位数字一组，组间空四分之一个汉字（二分之一个阿拉伯数字）的位置。
     示例：2 748 456 3.141 592 65
     8.1.2 非专业性科技出版物如排版留四分空有困难，仍可采用传统的以千分撇“，”分节的办法。小数部分不分节。四位以内的整数也可以不分节。
     示例：2,748,456 3.14159265 8703
     8.2 阿拉伯数字书写的纯小数必须写出小数点前定位的“0”。小数点是齐底线的黑圆点“.”。
     示例：0.46不得写成.46和0·46
     8.3 尾数有多个“0”的整数数值的写法
     8.3.1 专业性科技出版物根据GB8179－87关于数值修约的规则处理。
     8.3.2 非科技出版物中的数值一般可以“万”、“亿”作单位。
     示例：三亿四千五百万可写成345,000,000，也可写成34,500万或3.45亿，但一般不写作3亿4千五百万。
     8.4 数值巨大的精确数字，为了便于定位读数或移行，作为特例可以同时使用“亿、万”作单位。
     示例：我国1982年人口普查人数为10亿817万5288人；1990年人口普查人数为11亿3368万2501人。
     8.5 阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用浪纹式连接号“～”。
     示例：150千米～200千米 -36℃～-8℃ 2 500元～3 00元
9 概数和约数
     9.1 相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。
     示例：二三米 一两小时 三五天 三四个月 十三四吨 一二十个 四十五六岁 七八十种 二三百架次 一千七八百元 五六万套
     9.2 带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。
     示例：几千年 十几天 一百几十次 几十万分之一
     9.3 用“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示的约数一般用汉字。如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有用“多”、“余”等表示的约数，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。
     示例1：这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。另外，在三十个省、自治区、直辖市还设有分会。
     示例2：该省从机动财力中使出1900万元，调拨钢材3000多吨、水泥2万多吨、柴油1400吨，用于农田水利建设。
10 代号、代码和序号
     部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，用阿拉伯数字。序数词即使是多位数也不能分节。
     示例：64062部队 国家标准GB2312－80 国办发[1987]9号文件 总3147号 国内统一刊号 CN－1399 21/22次特别快车 HP－300型电子计算机 85号汽油 维生素B12。
11 引文标注
     引文标注中版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般均使用阿拉伯数字。
     示例1：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》，中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。
     示例2：刘少奇：《论共产党员的修养》，修订2版，76页，北京，人民出版社，1962。
     示例3：李四光：《地壳构造与地壳运动》，载《中国科学》，1973（4），400～429页。
     示例4：许慎：《说文解字》，影印陈昌治本，126页，北京，中华书局，1963。
     示例5：许慎：《说文解字》，四部丛刊本，卷六上，九页。
12 横排标题中的数字
     横排标题涉及数字时，可以根据版面的实际需要和可能作恰当的处理。
13 竖排文字中的数字
     提倡横排。如文中多处涉及物理量，更应横排。竖排文字中涉及的数字除必须保留的阿拉伯数字外，应一律用汉字。必须保留的阿拉伯数字、外文字母和符号均按顺时针方向转90度。

14 字体
     出版物中的阿拉伯数字，一般应使用正体二分字身，即占半个汉字位置。

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中华人民共和国国家标准
校对符号及其用法

     1 主要内容与适用范围
     本标准规定了校对各种排版校样的专用符号及其用法。
　 本标准适用于中文(包括少数民族文字)各类校样的校对工作。
　 2　引用标准
　 GB9851　印刷技术术语
　 3　术语
　 3.1　校对符号proofreader's mark
　 以特定图形为主要特征的、表达校对要求的符号。
　 4　校对符号及用法示例

     5.　使用要求
　 5.1　校对校样，必须用色笔(墨水笔、圆珠笔等)书写校对符号和示意改正的字符，但是不能用灰色铅笔书写。
　 5.2　校样上改正的字符要书写清楚。校改外文，要用印刷体。
　 5.3　校样中的校对引线要从行间画出。墨色相同的校对引线不可交叉。

附录A：校对符号应用实例
（参考件）

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